마지막 spurt : 신속하게 일을 처리하는 방법
알렉산더 실비아
주말 (그리고 연말까지) 우리의 유일한 소망은 작업을 빨리 처리하고 마침내 쉬기 시작하는 것입니다. 시간 관리에 관한 책과 매뉴얼은 매우 다양합니다. 자신에게 어울리는 것을 찾기 란 어렵지 않습니다. 문제를 심각하게 파악할 준비가되지 않은 사람들을 위해 우리는 업무에 더 빠르게 대처하고 생산성을 높이는 데 도움이되는 몇 가지 요령을 모았습니다.
멀티 태스킹을 원하지 않는다.
실제로 몇 가지를 따르지 않는 간단한 조언 : 작업에 신속하고 잘 대처하기 위해서는 혼자하는 것이 더 낫습니다. 가능한 경우 혼란을 없애십시오. 모든 사람이 동시에 여러 가지 일에 동등하게 잘 집중할 수있는 것은 아니며, 특히 각자가 몰입도 및 주의력이 필요한 경우 -이 때문에 작업의 질이 떨어집니다.
직장 채팅룸, 인스턴트 메신저, 전자 메일 -이 모든 것은 매우 산만합니다. 산만 함을 없애는 방법에 대해 생각해보십시오. 예를 들어, 새 메시지에 대한 알림이 팝업되면 즉시 응답하지 않고 나중에 해결할 타사 작업을 기록하거나 유사한 작업을 그룹화하고 해결할 시간을 따로 정하는 것과 같이 생각하십시오. 그들. 후자는 혼란을 덜어줍니다. 한 유형의 작업에서 다른 유형으로 재구성 할 필요가 없습니다. 이 원칙을 지키기 위해서는 훈련과 심각한 지구력이 필요하지만 결과는 오래 걸리지 않을 것입니다.
근무일 계획
할 일 목록은 작업을 훨씬 쉽게 만들어주는 간단한 기술입니다. 실제 작업 양을 추정하고 완료 할 실제 마감 시간을 설정할 수 있습니다. 아무리 반대를 믿고 싶지만 모든 과제의 중요도가 다르므로 과제를 계획 할 때 우선 순위를 설정하십시오. 하루 중 가장 생산성이 높은 시간을 고려하고 현재 가장 중요하고 어려운 작업을 해결하십시오. 예를 들어, 많은 사람들이 직장 우편물을 확인하면서 하루를 시작하는 것이 더 익숙하지만, 이것이 항상 최선의 해결책은 아닙니다. 아침에 가장 활발한 사람들은 피곤하고주의를 끌기 전에 집중해야하는 가장 어렵거나 창조적 인 일을 위해이 시간을 떠나십시오.
회의는 하루 종일 휴식을 취할 수 있습니다. 예를 들어, 근무일이 시작된 지 2 시간이 지났거나 적어도 한 번 이상의 작업을 완료 할 시간이없는 경우입니다. 시간을 계획 할 때 회의 전후 또는 회의 중간에 무엇인가 할 시간이 있는지 생각하십시오. 아침 모임을 연기하는 것이 더 쉬울 수도 있습니다. 또한, 작업은 예측할 수 없으며, 예기치 않은 작업을 언제든지 수행 할 수 있습니다. 따라서 당일 계획은 그다지 밀도가 높지 않고 놀라움을위한 충분한 시간이있었습니다. 5-6 시간의 연속 작업을 고려하십시오.
마감 시간을 정하고 긴축하십시오.
우리가 작업에 더 빨리 대처할 수없는 이유 중 하나 - 명확한 마감 시간의 부족 : 작업에 종종 할당 된 시간이 필요합니다. 어려운 작업의 마감 시간은 특히 중요합니다. 어려운 작업에 대한 작업을 단축하고 작업을 많이하는 경우가 많습니다. 이는 우리에게 엄청난 것으로 보이기 때문입니다. 명확한 마감 기한은 이해하기 쉽게 만듭니다.
우선, 30 분 동안 보통 몇 시간을 보내는 작업에 대한 작업을 줄이십시오. 아마도 평상시보다 빠르게 모든 것을 처리하는 방법을 알아 채지 못할 것입니다. 사실, 여기에주의를 기울일 가치가 있습니다. 자신에게 현실적인 마감 시간을 두어 (2 시간 안에 하루 종일 업무를하지 않으려 고) 할당 된 시간에 업무를 관리 할 수 없다면 자신을 데려 오지 마십시오. 일정한 스트레스와 공황 상태로 일하지 않습니다.
중요하지 않은 작업으로 시간을 절약하십시오.
모든 업무가 똑같이 중요하지는 않습니다. 따라서 같은 시간을 보낼 가치가 없습니다. 비즈니스 멘토 인 Simon Reynolds는 작은 업무를 위해 10 분 또는 그 이하의 시간을 남겨두고 조언합니다. 가장 자주 수행 할 필요는 없으므로 더 중요한 작업을 수행하기 위해 기부 할 수 있습니다. 레이놀즈 (Reynolds)에 따르면 하루에 최대 90 분을 절약 할 수 있습니다. 주요 작업은 하루에 여러 번 의도적으로 작업 시간을 줄이는 것입니다. 또한, 근무일의 시작 부분에 리듬을 입력하는 가장 좋은 방법 중 하나는 작게 수행하는 것입니다 (이것이 중요합니다!) 그리고 가장 어려운 작업은 아닙니다. 아침 운동과 비슷합니다. 기분이 좋아지고 다른 일을 할 수 있습니다.
또 다른 유용한 기술 - 단 1 분 만에 의사 결정에 투자하십시오. 우리는 종종 그것에 대해 생각하는 데 많은 시간을 할애하지만 항상 의사 결정이 향상되는 것은 아닙니다. 종종 올바른 결정을 알고 있지만 시간이 걸리면 60 초를 기한으로 설정하십시오.
적절한 시간 관리 체계를 선택하십시오.
당신이 더 생산적이되고 더 잘 지낼 수 있도록 도와주는 많은 기술들이 있습니다 - 가장 중요한 것은 당신 자신을 찾는 것입니다. 가장 일반적인 것 중 하나는 "토마토 기술"(작성자가 토마토의 형태로 타이머를 사용함)입니다. 그것은 단순한 논리에 기반을두고 있습니다. 우리는 일에 참여하고 효과적으로 수행 할 수있는 시간과 휴식 할 시간이 필요합니다. "토마토 기술"은 작업을 블록으로 나눌 수 있음을 의미합니다 ( "토마토").
당신은 25 분 동안 타이머를 설정해야합니다 (이것은 "토마토"중 하나입니다). 그 동안에는 다른 어떤 것에 산만 함이없이 일만 할 것입니다. 타이머가 울린 후 5 분간 휴식을 취한 다음 새 블록을 시작하십시오. 3 ~ 4 분 25 분 블록 후에는 15-30 분 동안 더 긴 시간을 들여 휴식하십시오.
이 수치를 엄격히 준수 할 필요는 없습니다. 시간 간격은 어느 것이라도 상관 없으며, 주된 것이 너무 짧지 않습니다. 그렇지 않으면 산만하지 않고 일정량의 작업을 수행 할 시간이 없습니다. 이 기법은 매우 효과적입니다. 업무 이외의 다른 일을하지 않는 한 블록 동안, 더 많은 것을 잡을 수 있습니다. 또한 "토마토"에서 특정 작업에 소요되는 시간을 측정 할 수 있습니다. 시간을 계획하는 것이 좋습니다.
당신이 거절 할 수있는 것에 대해 생각하십시오.
적절하고 엄격하게 작업량을 평가하는 것이 중요합니다. 그러면 작업 속도가 빨라집니다. Mark McCartney 코치는 냉혈한 상태에서 모든 불필요한 것들을 버리라고 조언합니다. 당신의 작업 중 가장 중요하고 중요한 것이 무엇인지를 평가하고 안전하게 떠날 수있는 것 (물론 위임을 시도하십시오)입니다. 매카트니 (McCartney)에 따르면, 우리는 종종이 작업이 중요한 이유와 그것이 정말로 중요한지에 대한 생각없이 기계에서 무엇인가를하기로 동의합니다.
비판적인 접근 방식은 삶의 편의성과 우선 순위를 높이는 데 도움이됩니다. 실제로이 권장 사항은 주로 전자 메일과 관련되어 있습니다. 예를 들어 사려 깊은 응답이 필요하지 않은 전자 메일에 템플릿이나 자동 회신을 사용하는 등 프로세스를 최적화하는 방법과 모든 메시지가 응답 할만한 가치가 있는지에 대해 생각하십시오.
휴식을 취하십시오.
당신은 이미 이것을 알고 있습니다 : 피곤한 사람은 단순히 효과적으로 일할 수 없습니다. 종종 더 많은 일을하기 위해, 우리는 정반대의 행동을 취할 가치가 있지만 더 오랫동안 일하기 위해 노력합니다. 하루 두어 시간 동안 잠자고있는 학생의 습관을 버린 사람은 충분한 수면을 취하고 저녁에 직장에서 벗어나면 잠 들어있을 때보 다 훨씬 생산적으로 일할 수 있다는 것을 경험을 통해 알 수 있습니다. 또한 가능한 한 많이 일시 중지하십시오. 동시에 휴식 시간은 고품질이어야합니다. 즉, 스마트 폰에 집착하거나 Facebook을 뒤집기 시작하면 안됩니다. 잠시 컴퓨터에서 벗어나 정보 흐름이 흐트러지지 않는 것이 좋습니다.
솔직 해져라.
아마도 가장 중요한 조언 : 생산성을 저해하는 요소를 정확히 이해할 수 있습니다. 확립 된 습관 때문에 종종 시간이 줄어들며, 변화할만한 가치가 있음을 솔직하게 인정해야합니다. 당신이 일하게되면, 20 분 동안이 과정에 참여하게됩니까? 점심 식사 후 동료와 함께 커피를 마십니까? 끊임없이 작업을 전환하고 한 가지에 집중할 수 없습니까? 메신저에게 충실? 당신은해야할 일을 알고 있습니다.